E-saturation : 61 e-mails pour prendre 1 décision. Vous en voulez encore ?

Cette excellente démonstration en images fait écho à une formation professionnelle que j’ai eu l’occasion de monter et d’animer récemment.

Mon client, une agence locale de développement économique emploie une trentaine de collaborateurs sur 4 sites.

Le numérique au travail et, en particulier l’e-mail, en dépit de sa simplicité d’emploi, pose en fait divers problèmes…

Naturellement, ses collaborateurs sont amenés à utiliser massivement l’ordinateur et l’internet :
– accueil des publics, conseils, accompagnement, orientation…
– publication de documents, guides, fiches, rapports…
– montage et conduite de projets
– montage d’événements, salons, rencontres, forums…
– ingénierie de dispositifs et parcours d’insertion et de création d’entreprise
– production de données
– production de contenus — vidéo, internet, newsletter…
– participation à des instances inter-institutionnelles
– gestion, RH, tâches administratives et financières

Pour autant, si le recours massif au numérique a offert de nombreuses potentialités, son apparente simplicité d’utilisation a empêché l’organisations de se poser les questions de l’adaptation, organisationnelle et culturelle. Comme souvent dans les entreprises. Par conséquent, aujourd’hui, certains utilisateurs se plaignent de perte de temps, d’un sentiment d’urgence, d’une surcharge d’information, de contrôle, de stress…

C’est pourquoi cette agence s’est rapprochée de BXF Conseil pour élaborer un programme de formation sur les mécanismes, les astuces et outils pour ne pas se laisser déborder par son ordinateur, notamment sur l’utilisation du mail et d’Internet afin d’en améliorer l’usage.

82% des cadres estiment que les outils électroniques accroissent le volume d’informations à traiter1

Le but était de les former sur quelques principes pour qu’ils se sentent moins submergés, en adoptant une posture par rapport à cette immédiateté imposée par le numérique :
– s’organiser dans son travail
– être plus efficaces
– gagner du temps

Au cours de cette formation, nous avons notamment jeté un regard critique sur l’usage systématique de l’e-mail, par exemple pour monter une réunion de projet. Quels sont les avantages et inconvénients d’utiliser l’e-mail pour :

  • fixer la date/heure
  • fixer l’OdJ
  • les documents de référence
  • la présentation
  • les relevés de décision
  • l’attribution des tâches
  • la collecte et la centralisation d’information
  • l’agenda

On arrive assez facilement à l’intérêt des outils collaboratifs. Mais s’ouvre alors le chantier de la méthode… C’est une autre histoire.

Crédit à Bertrand Duperrin qui m’a permis de découvrir cette excellente démo dans son récent billet Et si l’on reparlait du ROI de l’email ?


  1. Santé au travail : quand Internet fait mal – Thierry Venin, chercheur CNRS Pau 

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