Chaque crise nous offre son lot d’opportunités. Celle-ci a littéralement ouvert les vannes de la visioconférence ! Cours de yoga et méditations Live, école en ligne, « Skypéros » 🍻1, et bien sûr, c’est plutôt l’objet de ce billet : les réunions et conférences de l’univers des affaires et des administrations qui s’est converti (de force, donc) au télétravail… Nous avons tous l’occasion de participer à des visioconférences et pour certains d’entre nous, d’en organiser.
Mais si certains vétérans maitrisent la caméra, le micro, le réseau et les outils de gestion à l’écran, force est de constater que leur aisance n’est pas partagée par la plupart d’entre nous. Ce « bullshit-bingo » de la conf-call le rappelle opportunément :)
Réussir ses visioconférences, que l’on soit simple participant ou organisateur est portant bien plus facile que de prendre la parole en public. Quelques bonnes pratiques vous aideront.
Ce billet est inspiré de l’excellente vidéo réalisée et parfaitement produite par l’expert britannique de la prise de parole et de l’animation de congrès : Roy Sheppard, « professional MC, facilitator, speaker and trainer »
Si vous n’avez pas 10 minutes pour le regarder (en anglais), voici un résumé de ses conseils que j’approuve tous sans réserve.
Tout d’abord, prenez la réunion au sérieux. Ce n’est pas « une simple conf-call ». En vous engageant réellement, vous en tirerez le meilleur, plus de concentration, d’efficacité pour chacun.
Vous êtes invité à participer / assister à une réunion vidéo
- arrivez mieux qu’à l’heure : au moins 5 minutes à l’avance, avec vos identifiants, le lien vers la réunion, l’application déjà lancée…
- vérifiez votre micro et la caméra de votre PC
- assurez-vous que vos yeux regarderont le plus en face de l’objectif, dans la partie haute de l’écran
- soignez l’arrière-plan : que verront vos collègues derrière vous ?
- prêtez attention à l’éclairage ; la lumière naturelle est en général parfaite, mais attention au contre-jour ! faites en sorte de regarder en direction de la lumière
- avant la réunion, fermez toutes les applications, afin de réserver les ressources de votre ordinateur à la vidéo (il peut être utile de rebooter votre ordinateur pour le « rafraîchir », dans ce cas comptez 15 minutes d’avance)
- si vous le pouvez, préférez une connexion filaire (réseau Ethernet) au WiFi ; la différence de qualité vidéo et audio sera étonnante, pour vous et les autres participants !
- quand vous rejoignez la réunion en avance, vérifiez à l’écran que votre micro est coupé (mute)
Vous organisez une réunion vidéo
- cela va sans dire et pourtant… n’arrivez pas le dernier ; cela ne vous apportera aucune considération…
- quand la réunion implique beaucoup d’interactivité, de discussion, n’hésitez pas à mobiliser une personne avec vous qui prendra en charge la collecte et la synthèse des questions / demandes d’interventions, les supports visuels, les prises de parole, la gestion des breakdown sessions (salles de sous-commissions) etc.
- prévenez les (inévitables) retards avec cette astuce qui marche aussi dans les congrès IRL : annoncez l’heure de la réunion à une heure non-ronde, par exemple, à 10:03 au lieu de 10:00 ; ça marche ! essayez…
- n’attendez pas les retardataires, commencez toujours à l’heure dite, par respect pour les participants présents ; ignorez les critiques, c’est vous qui êtes professionnel ; vous aurez plus de ponctualité la fois suivante
- et, dans la même idée, ne récapitulez pas pour les retardataires, par respect pour les autres, et pour votre ordre du jour
- un bon service à rendre à tous vos invités : ayez un secrétaire de séance qui résume en temps réel les propos dans la fenêtre de chat
- faites l’effort d’engager votre audience en pitchant l’objet de la réunion, son enjeu et pourquoi elle est importante pour vos invités. 15 mots suffisent, ils feront toute la différence pour que chacun sache parfaitement pourquoi il est là
- annoncez à l’avance à quelle heure la réunion finira ; et terminez-la à l’heure !
- partagez un résumé de l’ordre du jour, pour aider vos participants à rester concentrés
- si vous souhaitez que les participants interagissent, avec vous ou entre eux, prévoyez-le comme une partie intégrante de la session, préparez les outils que votre plate-forme de visio propose ; ayez pris l’habitude de ces outils en jouant avec au préalable (ne soyez pas trop ambitieux et adoptez les outils progressivement)
- injectez personnellement de l’énergie dans votre prise de parole, faites-en un peu trop par rapport au naturel, pour capturer l’attention de votre audience ; cela s’entraine
Enfin, Ré-pé-tez. Et pas seulement pour maîtrise la technique, mais aussi votre prise de parole, rythmes, supports, enchainements…
Les professionnels, qui paraissent si naturels, répètent. Les amateurs, eux, pensent qu’ils n’en n’ont pas besoin…
Et vous, donc : quelle expérience de visio-conférence avez-vous ? Combien de cases cochées dans le Bingo ? Racontez vos meilleures anecdotes, moments magiques ou fails, en commentaires…