Quel format pour une signature d’e-mail efficace ?

Update du 21/11/2013 : JP est passé à la signature html. \o/ YESSS!

Tiens, un appel de JP. Sympa. JP, j’ai travaillé avec lui, alors directeur commercial d’une SSII, moi apportant mes compétences en Service Design, et ça s’est toujours bien passé. Il m’informe de son nouveau job, nous convenons d’un RV. Il m’envoie ses nouvelles coordonnées par e-mail.

Je vais pouvoir mettre à jour sa fiche dans mon carnet d’adresses sur mon MacBook. Elle se synchronisera toute seule sur mon compte Google Contacts, et sur mon smartphone. J’aime bien avoir mes contacts à jour, voyez-vous.

Le mail de JP (un peu floutée, sa signature : il n'est pas question ici de basher mon ami JP)

Le mail de JP (un peu floutée, sa signature : il n’est pas question ici de basher mon ami JP)

Arrive le mail.
Et, ah, zut ! Quoi ? Et bien, JP, ses coordonnées en signature de son mail : c’est une image ! Rhooo !
Je ne peux pas copier-coler son nouveau n° de tél. Je ne peux pas droit-cliquer sa nouvelle adresse e-mail pour faire « ajouter à un contact existant » … Juste inutilisable :(
Je peux tout au plus afficher cette « carte de visite » aussi numérique qu’une carte de visite en… carton, pour en recopier le contenu dans la fiche de JP dans mon carnet d’adresses. En espérant ne pas commettre d’erreur de ressaisie.

Fastidieux, susceptible d’erreurs… useless. Pourquoi coller une IMAGE de sa carte de visite dans son mail (idem dans sa page web) quand…

Quand il serait si simple de suivre les recommandations standard de l’internet concernant une signature d’e-mail, les conventions.

Des conventions pour la signature des nos e-mails

Nous ne sommes pas les premiers à utiliser l’e-mail. Voici plus de 30 ans, nos anciens communiquaient déjà par e-mail ou par Usenet (forums). Pour la bonne efficacité de ces échanges, ils avaient mis au point un ensemble de conventions, de règles communément reconnues.
Ces conventions, on les trouve écrites dans les (attention gros mot) dans les « RFC », par ex., dans le rfc3676 : Usenet Signature Convention

There is a long-standing convention in Usenet news which also commonly appears in Internet mail of using « --  » as the separator line between the body and the signature of a message(…)

…ou dans la Nettiquette édictée par le groupe « usages responsables de l’Internet » de l’Internet Engineering Task Force. En français :

Rendez les choses faciles pour le destinataire. Certains relais de courrier enlèvent l’information d’en-tête qui reprend votre adresse d’expéditeur. Pour être sûr que les gens sachent qui vous êtes, veillez à mettre une ligne ou deux à la fin de votre message avec vos coordonnées. (…) Si vous mettez une signature, gardez-la courte. Une bonne chose est de ne pas dépasser 4 lignes.

En résumé, une signature conforme est faite de :

  • le séparateur standard « --  » (moins, moins, espace)
  • votre nom
  • le nom de votre société
  • vos coordonnées complètes tél. (/fax), e-mail, site web, identifiants réseaux sociaux et chat, adresse postale
  • une « quote », citation ou mot d’ordre qui vous représente ou représente vos opinions (très utilisé sur les forums, moins en e-mail, mais conforme)

La fonction de votre signature est de permettre au lecteur de votre message de vous identifier et de vous joindre. Il est important que votre signature reste intègre quand votre destinataire vous répond (reply) mais surtout s’il transfère votre message à un tiers (forward). Respecter les conventions, c’est garantir que votre signature sera jouera son rôle.

Ça, c’est la version radicale.

C’est pas très joli le texte seul, et mon logo ?

Maintenant, il est toujours possible d’ajouter à sa signature des contenus multimédia (HTML) :

La signature de mon ami Charles http://www.charles-liebert.fr/

La signature de mon ami Charles
http://www.charles-liebert.fr/

  • le logo de votre boîte (et pourquoi pas votre photo !)
  • un lien vers votre dernier billet de blog
  • des liens image (logos) vers vos multiples présences sociales (LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram, Vine, WordPress…)
  • un player audio ou pourquoi pas vidéo (ben, oui, pourquoi pas ?)

Très bon pour votre branding. À considérer donc.
Pas très bon pour vos destinataires qui vous lisent en mobile (faites l’expérience en Edge ou 3G un peu limite, et puis sur un petit écran, toutes ces informations superflues par rapport au contenu de votre message…)
Pas joli du tout quand votre message est transféré et que le logiciel ne sait pas bien conserver le format ; là vous avez des <image1.jpg> et autres codes ésotériques qui nuisent carrément à votre branding.

Ceci dit, une astuce pour « bien » intégrer une image dans votre signature : veillez à ce que cette image ait une adresse (URL) fixe. Ex. : http://www.site.com/images/logo.png ; de la sorte, il y a plus de chance que votre logo « suive » dans un transfert, et ne soit pas considéré comme une pièce jointe…

La signature HTML, possible, donc, mais avec modération…

Edit du 5/11 : suite au commentaire d’Eric, ci dessous, quelques ressources pour créer et intégrer votre signature HTML

Je passe sur les émoticônes sautillants et odieuses signatures publicitaires des services d’email « gratuits » : très mauvais pour tout, sans valeur d’usage, à proscrire de toutes façons…

Edit du 7/11, je ne résiste pas…

L'e-neptie

L’e-neptie

Je passe aussi sur les « disclaimers » à rallonge, avertissements pseudo-juridiques, qui statuent que vous n’êtes pas responsable de ce que vous écrivez si c’est pas vrai ou le devient, et de toutes façons s’autodétruira dans 5 secondes dans votre mémoire si vous n’êtes pas le destinataire.

Edit du 12/11/2013 : je reçois ce jour ce disclaimer de la mort qui tue. Joli, non ?

Un disclaimer de la mort qui tue

Un disclaimer de la mort qui tue

Retour aux choses sérieuses.

Mais il y a le top : la vCard

Bien sûr, une signature texte (ou HTML) bien formée, on peut sélectionner dedans le n° de tél, l’adresse e-mail…, copier et coller dans son gestionnaire de contacts pour créer ou mettre à jour la fiche du contact (mon histoire du début avec JP)

Actualiser ou créer un contact à partir des éléments de la signature

Actualiser ou créer un contact à partir des éléments de la signature

Même, certains systèmes (par ex. sur mon mac, avec Apple Mail, ça marche comme ça) si le logiciel reconnait une signature, il me permet d’ajouter les éléments à un contact existant ou de créer un nouveau contact. C’est pratique.

Meet la vCard : une vCard est un fichier indépendant, respectant un format standardisé (ne décrochez pas tout de suite : il y a des outils pour le fabriquer) de sorte que, quand vous l’ouvrez, il ajoute directement son contenu à votre carnet d’adresses. Sa terminaison est « .vcf »

Très utile, surtout la première fois que vous écrivez à un futur partenaire : ainsi il intègre toutes vos coordonnées à ses contacts en 1 clic. Pas d’erreur de ressaisie, pas de manipulations fastidieuses, garantie d’une mise en relation prometteuse ;)

Utile : vous pouvez aussi bien mettre un lien vers votre vCard depuis votre site Web, l’envoyer en PJ d’un mail (pas nécessairement en signature), ou même l’envoyer par SMS car le format est aussi reconnu par les mobiles !

Vous pouvez tester le mécanisme avec ma propre vCard : François-Xavier Bodin (voyez-la s’intégrer à votre carnet d’adresse, si celui-ci a la fonction.)

Un écran de générateur de vCard

Un écran de générateur de vCard

Comment générer ma vCard ?
En pratique, vous pouvez utiliser l’un des multiples générateurs de vCard en ligne. Le principe est toujours le même : vous remplissez un formulaire avec les informations que vous souhaitez voir figurer dans la vCard, et le site génère un fichier que vous téléchargez avant de le mettre en ligne sur votre propre espace Web (ça peut être Dropbox, le serveur de votre site web etc.). Vous récupérez l’adresse fixe (de http:// à .vcf) pour la coller dans votre e-mail.

Un générateur simple : le Générateur vCard en Ligne de Daniel Mihalcea
Un générateur avec plus d’options : vCard Generator

Exporter votre propre fiche au format vCard

Exporter votre propre fiche au format vCard

Peut-être plus simple encore : si ça se trouve, votre gestionnaire de contacts est capable d’exporter votre propre fiche au format vCard. Ça marche comme ça sur le carnet d’adresses Apple.

Une dernière astuce : l’un comme l’autre de ces générateurs de vCard encodent votre photo (qui peut être un logo…) à l’intérieur du fichier .vcf généré. Ce n’est pas idéal (poids du fichier…) Je vous conseille de récupérer l’adresse web (URL) de votre photo (par ex. en la copiant à partir de votre profil Twitter / LinkedIn ou autre), puis d’ouvrir le fichier .vcf avec un éditeur de texte, trouver la partie de texte ressemblant à

PHOTO;ENCODING=BASE64;TYPE=GIF:R0lGODdhPgBAAKUAAAQCBISChERCRMTCxCQiJKSipGRiZ …

effacer tout le gloubiboulga correspondant à l’image, et le remplacer par l’adresse fixe de votre avatar/photo/logo, par ex. comme ça :

PHOTO:https://pbs.twimg.com/profile_images/378800000418514292/1ba0973b0763d0abae83a5b010fdc2b0.jpeg [disclaimer : c’est l’avatar de mon profil Twitter]

ou encore mieux, astuce dans l’astuce, on monte d’un niveau :

PHOTO:http://buff.ly/1aY6lSl

Pourquoi c’est mieux ? Parce que comme l’URL est raccourcie (ici par Buffer, mais ça pourrait être bit.ly ou autre) vous pourrez avoir des statistiques sur le nombre de fois que cette image a été chargée, donc le nombre de lecture de votre vCard !

Essayez, ça ne pique pas.

Vos coordonnées en signature, en 5 points clés

Pour conclure :
1. une signature-image, NON
2. une signature respectant la Nettiquette, OUI
3. avec des images dedans, et des liens, ON PEUT mais fixes, les liens(http…)
4. avec un lien vers ma vCard, POWER-USER
5. avec discernement, c’est à dire une signature très complète pour les premiers échanges et quand on sait que l’e-mail va circuler + une signature légère pour les échanges récurrents entre interlocuteurs fréquents

D’autres avis ? Commentaires ? Astuces à propos de la récupération automatique de cartes de visite ?
À vous. C’est ci-dessous…

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  • Ommerce

    Ha, mais c’est que cela fait un bien fou de lire une explication pleine de bon sens, complète car non simpliste, applicable de suite.
    JP ne sera pas fâché, on est tout un peu le JP de quelqu’un

    • http://www.fxbodin.com/fx/ François-Xavier Bodin

      Merci de ton com. Ommerce. J’espère avoir helpé, comme on disait sur Usenet ;)

  • http://www.le-dernier-bon-samaritain.fr Charles Liebert

    merci pour la mention :)

    • http://www.fxbodin.com/fx/ François-Xavier Bodin

      You: master of the html signature ;)

  • http://denantes.com Eric Sausse

    Super article. Il n’y qu’une chose que je n’arrive pas à produire, c’est la photo via une url (qui est valide). Bizarre.

    Un grand merci pour ces infos !

  • Sanji (Jean-Daniel)

    Tu as oublié le « cordialement… »
    Bon, sinon, que du bon et du solide. Chapeau !

    • http://www.fxbodin.com/fx/ François-Xavier Bodin

      Ha Ha ! le fameux « cdlt » intégré dans la signature, ou l’art de la formule de foutage de gueule… Récemment j’ai eu droit à un « bav » ; ça m’a pris du temps avant de reconnaitre un bullshit « bien à vous » :)