Dans le cadre d’un atelier avec les étudiants de l’ISCOM, nous avons exploré une automatisation simple mais puissante : générer un devis automatiquement à partir d’un projet saisi dans un CRM no-code.
Objectif : à chaque nouveau projet (deal) ajouté dans Airtable, un brouillon d’e-mail est généré automatiquement via ChatGPT, prêt à être envoyé.
Voici les étapes, commentées et illustrées, de cette automatisation.
Structurer la base dans Airtable
Chaque projet est associé à un client et à un produit. Les produits définissent un TJM (taux journalier moyen), et chaque projet spécifie une charge estimée en jours.
Airtable calcule automatiquement le chiffre d’affaires prévisionnel du projet.
On ajoute un champ date de création (type : Created Time) qui permettra à Make de détecter automatiquement les nouveaux enregistrements.
Connexion à Make.com
On crée un scénario dans Make, avec comme déclencheur (trigger) l’apparition d’un nouveau projet dans Airtable.
Module 1 : Airtable – Watch records
- Connexion au compte Airtable via OAuth.
- Sélection de la base CRM et de la table « Projets ».
- Filtrage sur les nouveaux enregistrements à l’aide du champ
Date de création.
- Test du module : Make récupère correctement les données du projet (nom, statut, client, produit, charge, TJM, etc.). Ces données sont disponibles sous forme de bundles, prêtes à être utilisées dans la suite du scénario.
Et voilà le travail.
Génération du texte du devis avec ChatGPT
C’est pas vraiment CharGPT : c’est sa maison mère.
On ajoute ensuite un module OpenAI dans le scénario Make.
Module 2 : OpenAI – Create a Completion
- Il s’agit ici d’envoyer à OpenAI un prompt construit dynamiquement avec les données du projet.
- Le prompt pourrait ressembler à ceci : « Rédige un devis clair et synthétique à destination d’un client pour un projet intitulé [Nom du projet], estimé à [Charge] jours, au tarif de [TJM]€/jour. »
- La génération passe par l’API d’OpenAI. On utilise ici une clé API personnelle avec un compte prépayé.
Astuce : comment choisir le modèle entre o3, o1, GPT4.5, GPT4o… ?
Il est intéressant d’optimiser votre prompt dans ChatGPT avant de venir le coller dans le module Make. Vous pouvez par la même occasion faire varier le modèle à utiliser, ce qui a une incidence sur le coût de votre automatisation : les modèles ont des prix différents à l’usage, en nombre de Token, que vous pouvez consulter sur le site d’OpenAI1.
Le principe de Make est de vous donner accès dans un module aux données construites ou simplement collectées dans le module précédent.
Là par exemple, vous pouvez glisser comme variables dans le prompt les données tirées de la fiche du projet :
- le nom du projet
- le nom du client, avec ses coordonnées
- le TJM du produit impliqué
- la charge en jours-homme du projet
Préparation d’un e-mail dans Gmail
Enfin, on ajoute un dernier module pour préparer un e-mail (non envoyé) dans Gmail.
Attention : le module ne fonctionne pas avec le compte Gmail gratuit ; vous devrez utiliser votre compte Google Workspace (compte pro). Ou bien sûr le compte e-mail de votre choix. Make propose des connecteurs pour la plupart des services d’e-mail : Mailchimp, Mailjet, Microsoft 365 (Outlook)…
Module 3 : Gmail – Create Draft
Sujet, destinataire corps du mail : tout est rempli automatiquement à partir des données récupérées de Airtable et du texte généré par ChatGPT.
Astuce pour obtenir un email formaté (autrement vous n’avez qu’un pavé de texte) : demandez à OpenAI de fournir son rendu au format HTML.
Allez, je vous donne mon prompt complet :
Tu es l'assistant de l'attaché commercial de l'Agence des Développements Digitaux.
Ta mission est de rédiger un e-mail synthétique et personnalisé au client {{7.`Nom du Client`}}, en t'adressant à lui par son nom {{7.`Contact`[]}} pour confirmer la prise en compte de son projet "{{7.`Nom du Projet`}}" dans le cadre d'une prestation de {{7.`Nom duProduit`}} et lui faire un devis basé sur la multiplication du TJM en € HT {{7.`TJM`}} par la charge de travail en jours-homme {{7.`Charge j-h`}}.
Tu expose, sans trop de détails, la teneur de la prestation réalisée.
Mise en forme : tu organiseras les paragraphes de façon a rende la lecture du mail agréable et efficace.
Output au format html : paragraphes, sauts de ligne, gras et italiques, tableaux.Un dernier (?) test : je crée un nouveau projet dans Airtable, je retourne dans Make cliquer sur Run once, et je vais dans Gmail ouvrir le dossier des brouillons.
Résultat
En une minute, l’automatisation :
- détecte la création d’un projet dans Airtable,
- génère un texte de devis contextualisé via ChatGPT,
- prépare un brouillon d’e-mail prêt à être envoyé.
Le tout, sans code, et entièrement reproductible avec une clé OpenAI, un compte Airtable, un compte Make et un compte Google Workspace.
Dans une version un peu plus poussée, on pourrait :
- générer un devis PDF et l’attacher à l’e-mail,
- envoyer un e-mail différent selon le statut du projet,
- archiver automatiquement le projet dans Notion ou Google Drive.
Mais restons simples : une base de données, une IA, un e-mail.
Et voilà un devis professionnel généré à la volée.
Puisque vous êtes là…
Je suis François-Xavier Bodin, « digital native senior ». Avec ma structure BX France – BxF Conseil, j’accompagne les entreprises et organisations dans leur acculturation à l’IA générative ; j’anime des programmes de coaching des cadres-clés, référents ou chef de projet IA afin de faire émerger les opportunités de déploiement présentant les meilleures chances de ROI, que ce soit en termes de développement d’affaires, de gains de productivité ou de qualité ; j’aide les dirigeants à arbitrer entre les opportunités ; je met au point les scénarios de transformation grâce ou avec l’IA, base de cahiers des charges et de roadmaps de changement solides.
Pour en parler, contactez-moi !