« Buy a project » ou : comment Aquinum a adopté son programme 2012 en 45mn

Le pactole d'AquinumAquinum, jeune association des professionnels du numérique en Aquitaine s’est taillée en quelques 18 mois une place remarquée dans son paysage économique local et peut-être au delà :

Pour autant quelque soit l’importance de ce dernier projet qui a mobilisé beaucoup d’énergie, et notre fierté d’avoir été chois pour le mener, Aquinum n’est pas – que – le Node. D’autant plus que plusieurs mois seront nécessaires avant que l’espace de coworking puisse accueillir ses premiers résidents et utilisateurs…

Ainsi, au fil des AG, des CA, des HappyCamp (AquiCamp) ?), des sollicitations et des idées, une quinzaine de projets avaient été listés, D’inégale envergure. Du plus « simple » — l’organisation d’une saison de rencontres Happynum mensuelles, par exemple — au plus « compliqué » — la création d’un outil web élaboré, avec agenda, annuaire, gestion d’événements etc.

La question était : l’an prochain, on fait quoi ?

La réponse simple : ben… on a qu’à dire oui à tout, tout mettre dans le programme, et à la fin de l’année on verra bien ce qu’on a réussi à faire.

Mauvaise réponse !

Comment ruiner une crédibilité naissante et un mouvement collectif en 1 leçon : effet d’annonce + déception, même un beau storytelling n’y pourra rien, c’est le fiasco assuré.

Car, le truc, c’est qu’on est une asso de bénévoles. La capacité de « produire » de l’asso est directement liée à la disponibilité et l’engagement de ses adhérents. Même avec des budgets, il faut de toutes façons investir dans la gouvernance, la conception, les cahiers de charges, les suivis de projet, la mobilisation des camarades adhérents, la coordination entre projets et avec les partenaires etc. Bref, vous savez ce que c’est. Donc on ne pourra pas « tout faire ».

On n’a qu’à réunir une AG, ou juste une commission, ou demander au CA de trancher… non ? Trop participatif, le temps qu’on se mette tous d’accord… Pas assez participatif ? Et comment permettre aux adhérents de s’engager sur les projets, s’ils n’ont pas participé à la prise de décision.

Décision, c’est le mot.

Serious game

Le mieux, c’est de boire un coup ensemble et de décider tous ensemble ce qu’on va mettre, dans notre programme d’action.

C’est ce qu’on a fait.

Buy a project, ou comment décider en 45 mn du programme d'action d'Aquinum pour 2012Inspiré par la conférence d’Alexandre Boutin à Agile Tour Bordeaux j’ai imprudemment proposé de faire « acheter » les projets du programme 2012 par… les adhérents. À la façon de ce jeu de coaching agile : Buy A Feature.

Imprudemment parce que le CA a trouvé l’idée bonne – j’ai dû être convaincant — et parce qu’il y a assez loin de la coupe aux lèvres. Je veux dire entre l’idée et sa mise en œuvre.

Buy A Feature est un jeu d’entreprise conçu par The Innovation Games® Company. Sa finalité ? Vous êtes un prestataire en développements informatique, cette activité ludique et terriblement efficace va vous permettre d’aider votre client à établir ses priorités parmi l’ensemble des fonctionnalités possibles. Rapidement. Radicalement.

Pour adapter ce jeu à notre programme d’action, il aura fallu :

  1. lister les projets potentiels
  2. leur donner une valeur ; pour ça, nous inventons une valeur fiduciaire : le Quinum. Un taux de change est instauré : 1 jour-bénévole = 8000 Quinum ; 100 € = 1333 Quinum. Nous évaluons la charge de travail requise par chaque projet, ainsi que le coût en débours. Puis les valeurs sont converties en Quinum, additionnées puis finalement pondérées par un indice de « difficulté », pour constituer la valorisation du projet. Par exemple, organiser une journée numériques d’Aquitaine à Paris (Hackinum) est évalué à 123 200 Quinum.
  3. évaluer la « capacité de faire » de l’association, sa « masse monétaire » ; le CA estime cette enveloppe à 1 280 000 Quinum.
  4. concevoir un joli tableau de tous ces projets
  5. trouver des billets factices – des billets d’obsèques asiatiques, chez votre chinois du coin, feront l’affaire. Problème, ils sont de 10 000. Dans l’urgence, il faudra recalibrer toutes les valeurs pour coller à nos unités fiduciaires.

Et le jour dit, 40 adhérents réunis au Wine More Time, notre lieu de RV mensuel, se voient distribuer 3 billets de 10 000 et expliquer la règle du jeu : former des alliances, des consortiums, pour réunir assez de Quinum afin d' »acheter » l’un des projets. Seuls les premiers projets achetés seront programmés pour 2012, à concurrence de la totalité des Quinum en circulation.

Les adhérents qui le souhaitent peuvent prendre la parole pour « pitcher » un projet qui leur tient à cœur et tenter de rallier les autres adhérents à sa démarche.
Ainsi, très rapidement sont réunis assez pour acheter la Mise en place du Node, puis l’animation du programme d’événements (pitchs, stand-up, etc.). Suivent 6 autres projets.

Alors, ce programme d’actions ?

Au total, 8 actions seront ainsi « achetées » :

  • HappyCamp (4 par an)
  • Animation du programme d’événements (pitchs, stand-up, etc.)
  • Agenda des événements numériques
  • Journée Numériques d’Aquitaine à Paris (Hackinum)
  • Mise en place du NODE
  • Organisation d’une saison d’Happynum
  • Création d’un mini site Internet
  • et Relations Presse

En 3/4 d’heure.
Ce qui laissait largement assez de temps pour networker amicalement en partageant quelques verres de vin.

Bonus : vous aussi vous voulez jouer ?

Buy a feature, la mindmapÀ la demande générale de Jean-Luc Boulin je mets à votre disposition le classeur Google docs ouvert en écriture (pensez à en faire une copie pour votre projet) et la mindmap (fichier freemind1) qui nous ont permis d’élaborer et d’animer cette activité.

Il y a aussi une version courte de cette soirée associative sur l’excellent blog d’Alexis Monville.


  1. Téléchargez Freeemind, gratuit 

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  • Jean-Luc Boulin

    Excellente idée, FX! je suis preneur de la mindmap et du classeur Gdocs . Je trouve l’e jeu extrêmement réutilisable dans plein de domaines.

    • OK, j’ai neutralisé et généralisé les contenus et calculs. La Mindmap et le classeur de calcul sont en lien dans le corps du billet. N’hésite pas à me solliciter pour toute question.