Quelle équipe idéale pour un TEDx ?

La 2e réunion de l'équipe TEDxBordeaux 2012, au TnBA - photo Alexis Monville

La 2e réunion de l’équipe TEDxBordeaux 2012, au TnBA – photo Alexis Monville

Maintenant que la licence TEDxBordeaux est entre les (bonnes) mains d’Hélène Desliens et d’Isabel Monville qui ont lancé le projet 2013, je peux prendre un peu de recul avec TEDxBordeaux 2012. Celui-ci sera peut être mon dernier billet de retour sur l’expérience.

Ainsi, plusieurs futurs organisateurs de TEDx, ailleurs en France, me demandent mes conseils pour lister les tâches, et comment les répartir. La question de l’organisation de l’équipe est une question récurrente sur la mailing list des licenciés du monde entier : combien de membres pour une « core team » idéale ? 2, 8, 16, 40… ? Toutes ces échelles sont bonnes.

Cependant je ne me hasarderai pas à donner une règle. Seulement un témoignage.

En tant que licencié et surtout animateur de l’équipe 2012, au pied du mur pour constituer l’équipe et affecter les postes, je m’y suis pris de façon 1/4 méthodique, 3/4 intuitive, laissant fonctionner au maximum les mécanismes de l’auto-organisation.
Comme indiqué dans la fiche de TEDxBordeaux 2012 sur TED.com, l’équipe d’organisation était composée de 28 bénévoles, auxquels se sont ajoutés 15 personnes en régie le jour J.

Des ressources et de la méthode

le tableau Google doc Staff TEDx Bordeaux 2012

le tableau Google doc Staff TEDx Bordeaux 2012

La partie méthodique, ça a été d’imaginer les divers postes d’organisation à staffer, puis de prendre l’excellent, l’indispensable document de Guidelines fourni par TED pour repointer chacun des postes et vérifier que je n’avais pas de  trop gros »trou dans la raquette ».

Je rappelle le lien vers ces guidelines dans mon billet L’ABC d’un TEDx : conseils de base aux futurs organisateurs.

Le résultat ça a été un tableau imprimé pour la première réunion d’orga pendant la semaine digitale le 29 mars 2012 : en colonne, les postes d’orga ; en ligne, les noms des volontaires, chacun indiquait en fin de réunion sur quels postes il souhaitait contribuer.

Voici l’organigramme sur lequel je m’étais arrêté.

  • Salle et Scène : sélection, convention, aménagements ; scène, projection, sono
  • Programme : conception et maintenance du programme, thème, angles, esprit, speakers, alternatives…
  • Speakers : recrutement, préparation, accueil, suivi
  • Budget : trésorerie de l’opération, élaboration du budget, suivi des encaissements et des dépenses, tenue des comptes, tableau de bord, bilan final
  • Sponsors : démarches auprès de sponsors, mécènes, financeurs en espèces ou en nature, conventionnement, gestion des contreparties, suivi de la relation
  • Participants : sélection (procédure et critères), enregistrement, accueil et suivi, Amiando, emailings, et viewing parties
  • Pauses : accueil, pause 1, lunch cloture : organisation, sélection et négo. traiteurs, aménagements, déroulement…
  • Bénévoles : définition des besoins, recrutement, briefing / formation, encadrement, animation, suivi
  • Éditions : programme et outils promo, maîtrise de l’utilisation du logo, badges, matériel promotionnel, T-shirts, programme imprimé, affiches
  • Médias (journaux, blogs) :  identification des contacts médias, entretien des relations, communiqués et dossiers de Presse, gestion de leur présence
  • Animation Social Media et site web : tenue des outils social media : site Web, page Facebook, compte Twitter, page Google +, Flickr, Youtube etc. ; coordination avec relations Presse et Sponsors…
  • Captation et prod. Vidéo et photo : conception et pilotage de la mise en œuvre de la captation audiovisuelle, suivi de la production des produits vidéo livrables,  livestream et interviews intervenants, participants, membres orga, sponsors… témoignages
  • Coordination orga. : Gardien de la Charte, planning prévisionnel, updater le profil de l’événement sur TED.com
  • Régisseur jour J : coordination du jour de l’événement, distribue les tâches, résout ou arbitre les problèmes de dernière minute, obtenir toutes les confirmations, script de la journée, faire une répétition générale à blanc, logistique jours J-1 et J
  • Post event coordination : planifie les impératifs post-événement, aide les différents pôles à les anticiper, coordonne les opérations à partir de la fin de l’évenement

Attention : il y a d’autres façons de faire ! Chaque événement son organigramme, plus ou moins hiérarchique ou plat, plus ou moins détaillé ou général. Ressource : dans cette archive .zip, les organigrammes de quelques TEDx récents, TEDxIntuit, TEDxMelbourne et TEDxLincoln.

La partie intuitive, ça a été que je n’ai absolument pas construit l’équipe de façon « manageriale ». J’ai laissé chacun se positionner à son idée. Ensuite je me suis plus ou moins contenté d’organiser et d’animer les réunions de travail et laisser chacun faire ce qu’il avait à faire.

Vous avez dit « teambuilding » ?

Alors bien sûr, des trous dans la raquette, il y en a eu :

– la mise en place du coaching, l’animation, l’accueil et le suivi des speakers, heureusement qu’Emmanuelle a pris le taureau par les cornes et a porté ça avec brio et énergie (et une quantité de travail…)

– la coordination de la communication, que j’avais négligée en tant que poste, du coup il y a eu plusieurs fois besoin de prendre en charge des épisodes de recentrage, de coordination, qui n’ont pas été aussi fluide que le reste du projet

– idem les différentes dimensions du poste audiovisuel, qui se sont avérées plus complexes que je ne l’aurais pensé, mais avec l’apport de professionnels aguerris fournis par le régisseur du théâtre, ça a fini par le faire, et de belle manière

– l’interface administrative avec notre asso support dont la trésorière était totalement inopérante, obligeant le Président à s’impliquer dans l’administratif au delà du souhaitable

Quand l’auto-organisation, ça marche !

Et puis des miracles, dans la prise en charge professionnelle, qualitative comme quantitative, pas d’héroïsme mais un engagement inconditionnel (le tout sans guerre d’égo, il est bon de le souligner), il y en a eu aussi et heureusement ! J’espère ne pas en oublier :

– le jour de la 1ere réunion, la participation d’un bonhomme un peu silencieux quoi que souriant, simplement le régisseur de l’une des plus belles salles de théâtre de Bordeaux ; Bernard. Il nous aidera à ouvrir des portes, il nous accompagnera avec une infinie patience dans nos questionnements, il prendra en charge avec sa compétence la constitution d’une équipe technique dévouée…

– la présence dans l’équipe de Guillaume, jeune professionnel hyperactif mais roué à l’organisation de gros événements, vétéran de TEDxBordeaux 2011 mais aussi de l’Agile Tour et autres conf. de geeks ; son calme et son efficacité permettaient d’avoir confiance dans les aspects pratiques du jour J

– l’implication d’Alexandra et Toma, professionnels de la vidéo et de la musique, qui ont donné un coup de boost considérable en produisant, avec le concours des autres membres de l’équipe pour l’écriture et le jeu d’acteurs, le teaser de l’événement

– le sérieux avec lequel Hélène a pris en charge le suivi du budget

– l’investissement et la prise de responsabilité d’Emmanuelle, déjà citée précédemment, pour le pilotage du groupe de speakers + coaches, créant les conditions pour que le cœur de l’événement — le contenu — soit à la hauteur des attentes

– l’efficacité avec laquelle Tony et les quelques bénévoles venus en renfort ont obtenu les promesses de dons à la hauteur du budget recherché, avec 2 mois d’avance

– le support que nous avons trouvé au hasard d’un verre de l’amitié, pour amener au théâtre la liaison Internet haut débit pour pousser le livestream

– l’investissement de Céline dans le suivi indéfectible des relations avec les mécènes, et la régie médias du jour J

– la prise en charge exemplaire de la régie médias — powerpoints et autres formats exotiques jusqu’au dernier moment (*\$*&#! de speaker qui n’écoute pas les consignes !) — et son abnégation dans la gestion de ces médias pendant les 24 heures du début des répétitions jusqu’à la fin de la conférence ; bravo et merci Agnès

– la sélection des heureux participants par une équipe déterminée à faire régner l’Esprit de TEDx sur la salle

– la disponibilité et l’enthousiasme d’Amélie dans le rôle de social media management + éditrice Web

– la créativité finalement coordonnée de Manyy, Caroline et Toma, pour créer un univers TEDxBordeaux « Terr(hist)oire » cohérent, du teaser à la scène en passant par les affiches, programmes, kakémonos etc.

– le plaisir des bénévoles à construire ces dizaines de X en papier rouge lors de 2 séances de living lab mémorables

– l’adhésion de la dizaine d’animateurs de lieux-relais qui ont cru au dispositif de diffusion live, parmi lesquels les camarades de l’Express recrutés par Jacques, notre ambassadeur à Paris

– et puis — ce que personne n’a encore compris — comment on est passé d’une répétition catastrophique à une session jour J aussi enthousiasmante… preuve que, si ça se trouve, la préparation n’a pas été si hasardeuse qu’il me paraît ;-)

D’ailleurs, à J-2, nous n’étions pas si stressés, si l’on en crois « les confidences du Licencié » ;-)

Voilà comment ça c’est passé pour nous.

Conclusion : l’équipe idéale, c’est celle qui a permis à notre projet de produire :

  • le super feedback que nous ont donné les speakers, encore étonnées de l’avoir fait, et d’aussi belle manière
  • un théâtre qui vibre, applaudit, crie de plaisir
  • tous eu les retours de participants, payants et invités des partenaires : remerciements, émerveillement, témoignages à chaud enthousiastes, et comment tout le monde bruissant de conversations à la pause et au buffet
  • la vidéo « behind the scene » montée à chaud par Alexandra :)
  • les retombées presse et blogs, le livetweet abondant et positif collecté par Amélie dans le Storify de l’événement
  • les vidéos des talks diffusées sur Youtube, et leur transcription
  • et au total, cette fabuleuse expérience !

Les 28 bénévoles de TEDxBordeaux 2012

Agnès Pytko : D-day Media manager, Viewing parties
Alexandra Eloli Castillo : Video producer
Alexandre Maïs : Member
Alexandre Xiradakis : Sponsorship team
Alexis Monville : Licencee 2011, Lead Web
Amélie Nollet : Social media management
Benjamin « Sanglier » Rosoor : President Aquinum
Bernard Schoenzetter : Stage & venue manager
Blandine Grandchamp : Lead Attendees curation and hosting, PR
Caroline Bedaux : Print & web design
Céline Frontera : Curation, Sponsorship management
Clacla des Bois : Event photographer
Emmanuel Guiho : Print & web design
Emmanuelle Roques : Coordination, Lead speakers management, curation…
Florent Fatin : PR
Gilles Rose : Attendees
Guillaume Vincent : Lead D-day manager
Hélène Desliens : Lead Budget, curation, Lead PR
Isabel Montville : 2011 coach
Jacques Froissant : Ambassador in Paris, curation
Jérémy Abdilla : Lead Viewing parties
Marie Algeo : Viewing parties
Matthias Vimard : Curation
Olivier Dancot : Curation, Coach
Philippe Marty : Aquinum board
Thomas Morsellino : Member
Toma Eloli : Video producer
Tony Chapelle : Co-licencee 2011, Lead Sponsoring
… et les 3 autres coachs :
Sophie Rose
Jean-Marie Broucaret
et Christophe Belud
… et les 15 personnes ressources du jour J :
Guy Labadens – la Voix de TEDxBordeaux 2012
Marion Guillard
Estelle Bertin
… avec en Régie vidéo :
Toma Eloli
Jean-Baptiste Beïs
David Dours
… et au cadrage : Ianis Cima, Yves Maguin, Bettina Bussière, Antonin Lacaton, Alix Coleno, Camille Quelennec et Brice Archenault

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  • Vous en êtres un autre, cher ami :)

  • Benjamin Rosoor-WebReport

    super retour, super orga…auto-organisation ?